PRINSIP PENULISAN SURAT BISNIS

Ada dua prinsip penulisan surat yang harus kita ingat ketika membuat surat untuk kepentingan korespondensi bisnis, yaitu: (1) Empati; dan (2) Pengorganisasian.

1.     Empati

Empati adalah kemampuan untuk mengenali kerangka referensi (pengetahuan, perasaan, dan emosi) orang lain dan untuk memproyeksikan serta mengkomunikasikan pemahaman terhadap orang lain. Dalam berempati ini kita sering mendengar ungkapan “menempatkan diri dari orang lain”. Hal ini berarti empati meminta kita untuk merasakan situasi pribadi orang lain. Empati menggunakan proses komunikasi dengan berbagai cara:

a) mencoba memahami situasi dari titik pandang orang lain, dengan demikian pembaca surat kita akan menghargai usaha yang kita lakukan untuk memahami perasaan orang lain.  Empati merupakan cara yang paling tepat membangun kedekatan, kredibilitas berhubungan antar pribadi dan bisnis yang awet; 

(b) melihat situasi atau permasalahan dari perspektif pembaca surat, tidak hanya akan memungkinkan kita menyelesaikan dengan kebutuhan dan kepedulian pembaca surat, tapi juga memungkinkan kita mengantisipasi reaksi yang mungkin muncul dalam diri pembaca terhadap pesan yang kita sampaikan.

Ada beberapa faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang lain ini: (1) Usia. Surat yang ditujukan kepada siswa untuk menginformasikan perusahaan kita tentu tidak akan ditulis dengan cara yang sama seperti surat untuk orang dewasa; (2) Taraf ekonomi. Surat tagihan kredit dari bank untuk nasabah besar akan berbeda dengan surat tagihan untuk nasabah yang kreditnya kecil; (3) Latar belakang pendidikan/pekerjaan; (4) Harapan. Karena dokter, akuntan, dan pengacara bertindak dengan standar yang tinggi, maka surat yang berasal dari ketiga profesi itu yang kerap memperlihatkan kesalahan tata-bahasa dan ejaan membuat penerima surat mempertanyakan kredibilitas mereka; (5) Kebutuhan pembaca. Seperti juga halnya penjualan personal yang sukses, surat diawali dengan identifikasi kebutuhan pembeli yang prospektif.

2.     Pengorganisasian

Kata mengorganisasikan berarti “membagi topik kedalam bagian-bagian dan menyusun topik tersebut berdasarkan urutan yang tepat”. Sebelum penulis mengorganisasikan pesan, yang pertama kali harus diingat adalah pesan tersebut merupakan pesan yang tepat, yakni pesan yang lengkap, akurat, fair, masuk akal, etis dan logis. Pengorganisasian menjadi begitu penting sehingga dijadikan salah satu prinsip dalam penulisan surat bisnis, karena paragraf-paragraf dalam surat membangun fungsinya masing-masing. Ada paragraf yang menyampaikan gagasan utama dan paragraf yang menyampaikan gagasan yang menunjang gagasan pokok.

Manfaat pengorganisasian surat yaitu: (1) memungkinkan penulisan surat yang singkat dan akurat; (2) menghemat waktu dalam menulis; (3) memberikan dukungan psikologis; (4) pengutamaan. Setiap kalimat memberikan sumbangan pada pembentukan pesan yang ditulis dalam surat. Ada kalimat-kalimat yang digunakan untuk menonjolkan gagasan agar tertanam pada diri pembaca.