PENCATATAN DAN PELAPORAN PENJUALAN

Daftar Isi

Pencatatan dan pelaporan atas kegiatan penjualan sangat diperlukan oleh pimpinan sebagai alat untuk melakukan pengendalian penjualan. Pencatatan ini merupakan dasar bagi pembuatan laporan. Isi dan frekuensi dari laporan ini tergantung pada siapa laporan penjualan akan disampaikan.

Isi laporan untuk direksi lebih mendetail, dengan menggunakan prinsip pengecualian yang melaporkan hal-hal yang menyimpang dan sifatnya material. Untuk pimpinan tingkat tertinggi tidak perlu dilibatkan pada hal-hal yang bersifat rutin tetapi cukup dengan hal-hal yang perlu untuk dilakukan tindak lanjut. Oleh karena itu laporan yang sangat rinci tidak diperlukan karena akan terlalu banyak waktu untuk membacanya. Laporan yang dibuat juga telah mencantumkan mengenai perbandingan, baik dalam nilai uang maupun kuantum. Dan juga semua laporan yang dibuat disertai komentar, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui secara jelas dan cepat, penyebab terjadinya penyimpangan. Dan tindakan perbaikan segera dapat dilakukan.

Frekuensi dari setiap laporan akan tergantung pada

masing-masing eksekutif atau anggota staffnya apakah perhari, perminggu, perbulan, per kwartal, atau pertahun. Sebagai contoh dalam masa krisis diperlukan laporan harian atau laporan perminggu dan laporan yang lebih lambat frekuensinya dalam masa biasa.

Agar laporan penjualan bermanfaat baik bagi bagian penjualan maupun bagian akuntansi, laporan penjualan harus mencakup hal-hal sebagai berikut:

a.     Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya dengan angka-angka untuk bulan berjalan sampai saat pembuatan laporan.

b.    Penjualan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai dengan periode selanjutnya.

c.     Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka-angka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi presentase total.

d.    Analisa penyimpangan antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

e.     Hubungan-hubungan antara penjualan dan biaya.

f.     Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dengan kuota pertenaga penjualan.

g.    Data harga jual perunit.

h.     Data laba kotor.

Agar suatu laporan dapat memberikan manfaat yang maksimal, maka dalam penyusunan laporan perlu memperhatikan syarat-syarat pelaporan yang baik. Laporan untuk tujuan pengendalian diantaranya yaitu :

a.     Laporan pelaksanaan, yang menyampaikan hasil pelaksanaan dibandingkan dengan rencananya termasuk penyajian penyimpangan terhadap rencana. Penyajian penyimpangan anggaran ini dimaksudkan agar tindakan perbaikan segera dilakukan.

b.    Laporan perkembangan yang melaporkan hasil pelaksanaan penjualan selama beberapa periode. Laporan ini dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan hasil penjualan beberapa periode.

c.     Laporan analisis yang menyajikan analisis yang telah dilakukan terhadap hasil penjualan, berikut kondisi-kondisi yang ditemukan.

Dalam hal pencatatan dan pelaporan penjualan, controller dapat memberikan peranannya antara lain:

a.     Menyelenggarakan dan mengawasi semua catatan akuntansi perusahaan.

b.    Menyiapkan dan menginterprestasikan laporan keuangan dan laporan lainnya.

c.     Audit yang kontinyu terhadap semua perkiraan dan catatan perusahaan.

d.    Kompilasi biaya distribusi dari penjualan.

e.     Opname fisik dan penentuan nilai persediaan.

f.     Penyiapan dan penyajian laporan-laporan pajak dan pengamanan terhadap semua hal yang berhubungan dengan perpajakan.

g.    Menyiapkan dan mengintegrasikan semua catatan dan laporan statistik perusahaan.

h.     Sebagai direktur budget, dalam hubungan dengan para pejabat dan kepala departemen lain, menyiapkan suatu budget tahunan yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan untuk disajikan kepada dewan komisaris sebelum permulaan tahun fiskal.