PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Pesan merupakan salah satu faktor penting dalam menunjang keberhasilan komunkasi bisnis.  Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh.

Proses Komposisi

Proses komposisi  (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga tahap, yaitu:

a.     Perencanaan

Dalam fase perencanaan, dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.

b.    Komposisi

Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Ada beberapa aspek komposisi, yakni: (1) Kesatuan, artinya pesan yang akan disampaikan mempunyai ide pokok dan gagasan tunggal; (2) Pertautan, artinya kepandaian menggabungkan antara subtopik/pokok bahasan yang satu dengan subtopik/pokok bahasan yang lainnya; (3) Titik berat, artinya memberikan penekanan isi pesan yang penting; (4) Komprehensif, artinya pesan hanya menyentuh sub-subtopik penting saja yang berhubungan dengan tema sentral; (5) relevansi, adalah kemampuan menggunakan contoh, analogi, hipotesis, data statistik, pendapat para ahli dan kutipan yang relevan dengan tema sentral.

c.     Revisi

Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan tujuan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dan sejalan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

Urutan Pesan

Aspek lain yang menentukan efektivitas pesan adalah urutan pesan, yakni pesan yang disesuaikan dengan cara berfikir manusia, terutama disesuaikan dengan proses penerimaan pesan. Proses tersebut meliputi perhatian, pengertian, dan penerimaan. Formula yang cukup popular dalam urutan pesan ini yakni Formula AIDA, yaitu:

1.     Attention (Perhatian)

Pada tahap ini dikatakan sesuatu yang menarik dan bermanfaat untuk khalayak. Dengan tujuan agar meyakinkan sehingga khalayak ingin mengetahui “apa arti pesan ini bagi saya?”.  Pada tahap ini kita mencoba menceritakan sesuatu pada khalayak tanpa berusaha membesar-besarkan, mengancam atau memaksakan topik yang tidak relevan.

2.     Interest (Minat)

Tahap kedua yakni minat, kita menjelaskan bagaimana keterkaitan pesan yang kita sampaikan dengan khalayak. Dengan tujuan agar khalayak memikirkan “ini gagasan bagus! Barangkali bisa menyelesaikan masalah saya”. Pada tahap ini , kita mengungkapkan pada uraian faktual dan manfaat apa yang kita tawarkan.

3.     Desire (Hasrat)

Pada tahap ini yakni membangkitkan hasrat, kita mencoba mendukung pernyataan kita tadi dan meningkatkan keinginan khalayak agar bertindak sesuai dengan anjuran kita. Tujuannya adalah, agar khalayak berfikir, “saya benar-benar membutuhkan ini”.

4.     Action (Tindakan)

Semua pesan persuasif selalu diakhiri dengan pesan yang menegaskan diambilnya tindakan tertentu. Kunci tahapan terakhir ini adalah menunjukan betapa mudahnya kita melakukan tindakan yang disarankan itu. Karena itu uraikan secara tepat apa yang diinginkan.