PERENCANAAN PESAN BISNIS : PENGERTIAN, TUJUAN, BENTUK DAN PROSESNYA

Pengertian Perencanaan Pesan Bisnis
Pengertian Perencanaan
pesan bisnis adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis secara terstruktur dan
sistematis untuk mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan. Perencanaan pesan
bisnis merupakan proses strategis dalam merumuskan, menyusun, dan menyampaikan
pesan yang efektif untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis. Sederhananya,
perencanaan pesan bisnis adalah seni merajut komunikasi yang koheren dan
impactful dalam dunia bisnis.
Pesan merupakan salah
satu faktor penting dalam menunjang keberhasilan komunkasi bisnis. Perencanaan
pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
organisasi secara menyeluruh.
Proses Komposisi
Proses
komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis
dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh
seorang komposer. Penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga tahap, yaitu:
a. Perencanaan
Dalam fase perencanaan,
dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi,
audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan,
dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.
b. Komposisi
Komposisi erat kaitannya
dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Ada beberapa
aspek komposisi, yakni: (1) Kesatuan, artinya pesan yang akan disampaikan
mempunyai ide pokok dan gagasan tunggal; (2) Pertautan, artinya kepandaian
menggabungkan antara subtopik/pokok bahasan yang satu dengan subtopik/pokok
bahasan yang lainnya; (3) Titik berat, artinya memberikan penekanan isi pesan
yang penting; (4) Komprehensif, artinya pesan hanya menyentuh sub-subtopik
penting saja yang berhubungan dengan tema sentral; (5) relevansi, adalah
kemampuan menggunakan contoh, analogi, hipotesis, data statistik, pendapat para
ahli dan kutipan yang relevan dengan tema sentral.
c. Revisi
Setelah ide dituangkan
dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikan apakah kata-kata tersebut
telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan tujuan harus ditelaah
kembali, apakah sesuai dan sejalan dengan apa yang telah direncanakan
sebelumnya.
Urutan Pesan
Aspek lain yang
menentukan efektivitas pesan adalah urutan pesan, yakni pesan yang disesuaikan
dengan cara berfikir manusia, terutama disesuaikan dengan proses penerimaan
pesan. Proses tersebut meliputi perhatian, pengertian, dan penerimaan. Formula
yang cukup popular dalam urutan pesan ini yakni Formula AIDA, yaitu:
1. Attention (Perhatian)
Pada tahap ini dikatakan
sesuatu yang menarik dan bermanfaat untuk khalayak. Dengan tujuan agar
meyakinkan sehingga khalayak ingin mengetahui “apa arti pesan ini bagi
saya?”. Pada tahap ini kita mencoba menceritakan sesuatu pada
khalayak tanpa berusaha membesar-besarkan, mengancam atau memaksakan topik yang
tidak relevan.
2. Interest (Minat)
Tahap kedua yakni minat,
kita menjelaskan bagaimana keterkaitan pesan yang kita sampaikan dengan
khalayak. Dengan tujuan agar khalayak memikirkan “ini gagasan bagus! Barangkali
bisa menyelesaikan masalah saya”. Pada tahap ini , kita mengungkapkan pada
uraian faktual dan manfaat apa yang kita tawarkan.
3. Desire (Hasrat)
Pada tahap ini yakni
membangkitkan hasrat, kita mencoba mendukung pernyataan kita tadi dan meningkatkan
keinginan khalayak agar bertindak sesuai dengan anjuran kita. Tujuannya adalah,
agar khalayak berfikir, “saya benar-benar membutuhkan ini”.
4. Action (Tindakan)
Semua pesan persuasif
selalu diakhiri dengan pesan yang menegaskan diambilnya tindakan tertentu.
Kunci tahapan terakhir ini adalah menunjukan betapa mudahnya kita melakukan
tindakan yang disarankan itu. Karena itu uraikan secara tepat apa yang
diinginkan.
Tujuan Perencanaan Pesan Bisnis
* Meningkatkan Efektivitas Komunikasi: Pesan
yang terstruktur dan terarah membantu mencapai tujuan komunikasi dengan lebih
efektif.
* Membangun Hubungan Positif: Komunikasi yang
baik membangun kepercayaan dan hubungan positif dengan stakeholders, seperti
klien, investor, dan karyawan.
* Meningkatkan Kesuksesan Bisnis: Komunikasi
yang efektif mendorong pengambilan keputusan yang tepat, meningkatkan
penjualan, dan mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan.
Manfaat Perencanaan Pesan Bisnis
* Menghemat Waktu dan Biaya: Perencanaan yang
matang meminimalisir miskomunikasi dan kesalahan, sehingga menghemat waktu dan
biaya.
* Meningkatkan Citra Perusahaan: Komunikasi
yang profesional dan konsisten membangun citra perusahaan yang positif dan terpercaya.
* Meningkatkan Keunggulan Kompetitif:
Komunikasi yang efektif membantu perusahaan untuk bersaing di pasar yang
kompetitif.
Pentingnya Perencanaan Pesan Bisnis
Dalam dunia bisnis yang
dinamis dan kompetitif, komunikasi yang efektif menjadi kunci utama kesuksesan.
Perencanaan pesan bisnis membantu perusahaan untuk:
* Menyampaikan informasi dengan jelas dan
akurat.
* Membujuk audiens untuk mengambil tindakan
yang diinginkan.
* Membangun hubungan yang kuat dan langgeng
dengan stakeholders.
* Mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan.
Ragam Bentuk Pesan Bisnis: Memilih Media yang Tepat
Pesan Tertulis
* Surat: Media formal untuk komunikasi resmi,
seperti pengumuman, undangan, dan kontrak.
* Memo: Media internal untuk menyampaikan
informasi singkat dan informal kepada karyawan.
* Laporan: Media untuk menyajikan informasi
secara detail dan terstruktur, seperti laporan keuangan dan laporan kinerja.
* Email: Media komunikasi yang cepat dan mudah
untuk berbagai keperluan, seperti korespondensi dengan klien dan investor.
* Proposal: Media untuk menawarkan solusi atau
layanan kepada klien atau investor.
Pesan Lisan
* Presentasi: Media untuk menyampaikan
informasi secara visual dan interaktif, seperti presentasi produk dan proposal
bisnis.
* Pidato: Media untuk menyampaikan informasi
kepada audiens yang besar, seperti pidato pembukaan dan pidato motivasi.
* Rapat: Media untuk diskusi dan pengambilan
keputusan bersama tim.
* Negosiasi: Media untuk mencapai kesepakatan
dengan pihak lain, seperti negosiasi harga dan kontrak.
Pesan Nonverbal
* Bahasa Tubuh: Komunikasi nonverbal melalui
gerakan tubuh, seperti postur, ekspresi wajah, dan kontak mata.
* Gaya Berpakaian: Penampilan yang rapi dan
profesional mencerminkan citra diri dan perusahaan yang positif.
* Nada Suara: Nada suara yang jelas, sopan,
dan antusiasme membantu membangun koneksi dengan audiens.
Memilih Media yang Tepat
Media yang dipilih dalam
perencanaan pesan bisnis harus sesuai dengan tujuan, audiens, dan pesan yang
ingin disampaikan. Berikut beberapa tips untuk memilih media yang tepat:
* Tujuan: Apa yang ingin Anda capai dengan
pesan Anda?
* Audiens: Siapa yang akan menerima pesan
Anda?
* Pesan: Apa yang ingin Anda sampaikan kepada
audiens?
* Urgensi: Seberapa cepat pesan Anda harus
disampaikan?
* Biaya: Berapa banyak biaya yang Anda
sediakan untuk menyampaikan pesan?
Menyelami Proses Perencanaan Pesan Bisnis yang Efektif
Berikut ini merupakan langkah-langkah proses perencanaan pesan bisnis agar menjadi efektif.
Langkah 1: Analisis Situasi dan Tujuan
* Analisis Situasi: Pahami konteks komunikasi,
seperti tujuan perusahaan, target audiens, dan lingkungan bisnis.
* Menentukan Tujuan: Tetapkan tujuan
komunikasi yang jelas, terukur, dan dapat dicapai.
Langkah 2: Menentukan Audiens
* Identifikasi Audiens: Kenali karakteristik
audiens, seperti usia, pekerjaan, latar belakang, dan kebutuhan informasi.
* Memahami Kebutuhan Audiens: Pahami apa yang
ingin diketahui audiens dan bagaimana mereka ingin menerima informasi.
Langkah 3: Memilih Media yang Tepat
* Pertimbangkan Tujuan dan Audiens: Pilihlah
media yang sesuai dengan tujuan dan karakteristik audiens.
* Gunakan Kombinasi Media: Gabungkan beberapa
media untuk menjangkau audiens secara lebih luas dan efektif.
Langkah 4: Menyusun Pesan yang Efektif
* Struktur Pesan yang Jelas: Susun pesan
dengan struktur yang jelas dan
* Bahasa yang Persuasif: Gunakan bahasa yang
jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari jargon dan istilah teknis yang
rumit.
* Visual yang Menarik: Gunakan visual seperti
gambar, grafik, dan video untuk menarik perhatian audiens dan memperjelas
pesan.
* Call to Action: Berikan panduan yang jelas
kepada audiens tentang apa yang Anda ingin mereka lakukan setelah menerima
pesan.
Langkah 5: Menyunting dan Merevisi Pesan
* Periksa Kesalahan: Pastikan pesan bebas dari
kesalahan ejaan, tata bahasa, dan logika.
* Minta Umpan Balik: Mintalah umpan balik dari
rekan kerja atau kolega untuk menyempurnakan pesan.
* Sesuaikan Pesan: Sesuaikan pesan dengan
kebutuhan dan preferensi audiens.
FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Perencanaan Pesan Bisnis
Q: Apa saja yang
termasuk dalam perencanaan pesan bisnis?
A: Perencanaan pesan
bisnis mencakup analisis situasi dan tujuan, menentukan audiens, memilih media,
menyusun pesan, dan menyunting dan merevisi pesan.
Q: Bagaimana cara
memilih media yang tepat untuk pesan bisnis?
A: Pertimbangkan tujuan,
audiens, pesan, urgensi, dan biaya saat memilih media yang tepat untuk pesan
bisnis.
Q: Apa yang membuat
pesan bisnis efektif?
A: Pesan bisnis yang
efektif harus jelas, ringkas, persuasif, dan memiliki call to action yang
jelas.
Q: Bagaimana cara menyusun
pesan bisnis yang efektif?
A: Gunakan struktur
pesan yang jelas, bahasa yang persuasif, dan visual yang menarik untuk menyusun
pesan bisnis yang efektif.
Q: Apa pentingnya
menyunting dan merevisi pesan bisnis?
A: Menyunting dan
merevisi pesan bisnis penting untuk memastikan pesan bebas dari kesalahan dan
sesuai dengan kebutuhan dan preferensi audiens.
Posting Komentar