PERENCANAAN PESAN BISNIS : PENGERTIAN, TUJUAN, BENTUK DAN PROSESNYA

Daftar Isi

Pengertian Perencanaan Pesan Bisnis

Pengertian Perencanaan pesan bisnis adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis secara terstruktur dan sistematis untuk mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan. Perencanaan pesan bisnis merupakan proses strategis dalam merumuskan, menyusun, dan menyampaikan pesan yang efektif untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis. Sederhananya, perencanaan pesan bisnis adalah seni merajut komunikasi yang koheren dan impactful dalam dunia bisnis.

Pesan merupakan salah satu faktor penting dalam menunjang keberhasilan komunkasi bisnis.  Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh.

Proses Komposisi

Proses komposisi  (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga tahap, yaitu:

a.  Perencanaan

Dalam fase perencanaan, dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.

b.  Komposisi

Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Ada beberapa aspek komposisi, yakni: (1) Kesatuan, artinya pesan yang akan disampaikan mempunyai ide pokok dan gagasan tunggal; (2) Pertautan, artinya kepandaian menggabungkan antara subtopik/pokok bahasan yang satu dengan subtopik/pokok bahasan yang lainnya; (3) Titik berat, artinya memberikan penekanan isi pesan yang penting; (4) Komprehensif, artinya pesan hanya menyentuh sub-subtopik penting saja yang berhubungan dengan tema sentral; (5) relevansi, adalah kemampuan menggunakan contoh, analogi, hipotesis, data statistik, pendapat para ahli dan kutipan yang relevan dengan tema sentral.

c.   Revisi

Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan tujuan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dan sejalan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

Urutan Pesan

Aspek lain yang menentukan efektivitas pesan adalah urutan pesan, yakni pesan yang disesuaikan dengan cara berfikir manusia, terutama disesuaikan dengan proses penerimaan pesan. Proses tersebut meliputi perhatian, pengertian, dan penerimaan. Formula yang cukup popular dalam urutan pesan ini yakni Formula AIDA, yaitu:

1.     Attention (Perhatian)

Pada tahap ini dikatakan sesuatu yang menarik dan bermanfaat untuk khalayak. Dengan tujuan agar meyakinkan sehingga khalayak ingin mengetahui “apa arti pesan ini bagi saya?”.  Pada tahap ini kita mencoba menceritakan sesuatu pada khalayak tanpa berusaha membesar-besarkan, mengancam atau memaksakan topik yang tidak relevan.

2.     Interest (Minat)

Tahap kedua yakni minat, kita menjelaskan bagaimana keterkaitan pesan yang kita sampaikan dengan khalayak. Dengan tujuan agar khalayak memikirkan “ini gagasan bagus! Barangkali bisa menyelesaikan masalah saya”. Pada tahap ini , kita mengungkapkan pada uraian faktual dan manfaat apa yang kita tawarkan.

3.     Desire (Hasrat)

Pada tahap ini yakni membangkitkan hasrat, kita mencoba mendukung pernyataan kita tadi dan meningkatkan keinginan khalayak agar bertindak sesuai dengan anjuran kita. Tujuannya adalah, agar khalayak berfikir, “saya benar-benar membutuhkan ini”.

4.     Action (Tindakan)

Semua pesan persuasif selalu diakhiri dengan pesan yang menegaskan diambilnya tindakan tertentu. Kunci tahapan terakhir ini adalah menunjukan betapa mudahnya kita melakukan tindakan yang disarankan itu. Karena itu uraikan secara tepat apa yang diinginkan.

Tujuan Perencanaan Pesan Bisnis

 * Meningkatkan Efektivitas Komunikasi: Pesan yang terstruktur dan terarah membantu mencapai tujuan komunikasi dengan lebih efektif.

 * Membangun Hubungan Positif: Komunikasi yang baik membangun kepercayaan dan hubungan positif dengan stakeholders, seperti klien, investor, dan karyawan.

 * Meningkatkan Kesuksesan Bisnis: Komunikasi yang efektif mendorong pengambilan keputusan yang tepat, meningkatkan penjualan, dan mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan.

Manfaat Perencanaan Pesan Bisnis

 * Menghemat Waktu dan Biaya: Perencanaan yang matang meminimalisir miskomunikasi dan kesalahan, sehingga menghemat waktu dan biaya.

 * Meningkatkan Citra Perusahaan: Komunikasi yang profesional dan konsisten membangun citra perusahaan yang positif dan terpercaya.

 * Meningkatkan Keunggulan Kompetitif: Komunikasi yang efektif membantu perusahaan untuk bersaing di pasar yang kompetitif.

Pentingnya Perencanaan Pesan Bisnis

Dalam dunia bisnis yang dinamis dan kompetitif, komunikasi yang efektif menjadi kunci utama kesuksesan. Perencanaan pesan bisnis membantu perusahaan untuk:

 * Menyampaikan informasi dengan jelas dan akurat.

 * Membujuk audiens untuk mengambil tindakan yang diinginkan.

 * Membangun hubungan yang kuat dan langgeng dengan stakeholders.

 * Mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan.

Ragam Bentuk Pesan Bisnis: Memilih Media yang Tepat

Pesan Tertulis

 * Surat: Media formal untuk komunikasi resmi, seperti pengumuman, undangan, dan kontrak.

 * Memo: Media internal untuk menyampaikan informasi singkat dan informal kepada karyawan.

 * Laporan: Media untuk menyajikan informasi secara detail dan terstruktur, seperti laporan keuangan dan laporan kinerja.

 * Email: Media komunikasi yang cepat dan mudah untuk berbagai keperluan, seperti korespondensi dengan klien dan investor.

 * Proposal: Media untuk menawarkan solusi atau layanan kepada klien atau investor.

Pesan Lisan

 * Presentasi: Media untuk menyampaikan informasi secara visual dan interaktif, seperti presentasi produk dan proposal bisnis.

 * Pidato: Media untuk menyampaikan informasi kepada audiens yang besar, seperti pidato pembukaan dan pidato motivasi.

 * Rapat: Media untuk diskusi dan pengambilan keputusan bersama tim.

 * Negosiasi: Media untuk mencapai kesepakatan dengan pihak lain, seperti negosiasi harga dan kontrak.

Pesan Nonverbal

 * Bahasa Tubuh: Komunikasi nonverbal melalui gerakan tubuh, seperti postur, ekspresi wajah, dan kontak mata.

 * Gaya Berpakaian: Penampilan yang rapi dan profesional mencerminkan citra diri dan perusahaan yang positif.

 * Nada Suara: Nada suara yang jelas, sopan, dan antusiasme membantu membangun koneksi dengan audiens.

Memilih Media yang Tepat

Media yang dipilih dalam perencanaan pesan bisnis harus sesuai dengan tujuan, audiens, dan pesan yang ingin disampaikan. Berikut beberapa tips untuk memilih media yang tepat:

 * Tujuan: Apa yang ingin Anda capai dengan pesan Anda?

 * Audiens: Siapa yang akan menerima pesan Anda?

 * Pesan: Apa yang ingin Anda sampaikan kepada audiens?

 * Urgensi: Seberapa cepat pesan Anda harus disampaikan?

 * Biaya: Berapa banyak biaya yang Anda sediakan untuk menyampaikan pesan?

Menyelami Proses Perencanaan Pesan Bisnis yang Efektif

Berikut ini merupakan langkah-langkah proses perencanaan pesan bisnis agar menjadi efektif.

Langkah 1: Analisis Situasi dan Tujuan

 * Analisis Situasi: Pahami konteks komunikasi, seperti tujuan perusahaan, target audiens, dan lingkungan bisnis.

 * Menentukan Tujuan: Tetapkan tujuan komunikasi yang jelas, terukur, dan dapat dicapai.

Langkah 2: Menentukan Audiens

 * Identifikasi Audiens: Kenali karakteristik audiens, seperti usia, pekerjaan, latar belakang, dan kebutuhan informasi.

 * Memahami Kebutuhan Audiens: Pahami apa yang ingin diketahui audiens dan bagaimana mereka ingin menerima informasi.

Langkah 3: Memilih Media yang Tepat

 * Pertimbangkan Tujuan dan Audiens: Pilihlah media yang sesuai dengan tujuan dan karakteristik audiens.

 * Gunakan Kombinasi Media: Gabungkan beberapa media untuk menjangkau audiens secara lebih luas dan efektif.

Langkah 4: Menyusun Pesan yang Efektif

 * Struktur Pesan yang Jelas: Susun pesan dengan struktur yang jelas dan

 * Bahasa yang Persuasif: Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari jargon dan istilah teknis yang rumit.

 * Visual yang Menarik: Gunakan visual seperti gambar, grafik, dan video untuk menarik perhatian audiens dan memperjelas pesan.

 * Call to Action: Berikan panduan yang jelas kepada audiens tentang apa yang Anda ingin mereka lakukan setelah menerima pesan.

Langkah 5: Menyunting dan Merevisi Pesan

 * Periksa Kesalahan: Pastikan pesan bebas dari kesalahan ejaan, tata bahasa, dan logika.

 * Minta Umpan Balik: Mintalah umpan balik dari rekan kerja atau kolega untuk menyempurnakan pesan.

 * Sesuaikan Pesan: Sesuaikan pesan dengan kebutuhan dan preferensi audiens.

FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Perencanaan Pesan Bisnis

Q: Apa saja yang termasuk dalam perencanaan pesan bisnis?

A: Perencanaan pesan bisnis mencakup analisis situasi dan tujuan, menentukan audiens, memilih media, menyusun pesan, dan menyunting dan merevisi pesan.

Q: Bagaimana cara memilih media yang tepat untuk pesan bisnis?

A: Pertimbangkan tujuan, audiens, pesan, urgensi, dan biaya saat memilih media yang tepat untuk pesan bisnis.

Q: Apa yang membuat pesan bisnis efektif?

A: Pesan bisnis yang efektif harus jelas, ringkas, persuasif, dan memiliki call to action yang jelas.

Q: Bagaimana cara menyusun pesan bisnis yang efektif?

A: Gunakan struktur pesan yang jelas, bahasa yang persuasif, dan visual yang menarik untuk menyusun pesan bisnis yang efektif.

Q: Apa pentingnya menyunting dan merevisi pesan bisnis?

A: Menyunting dan merevisi pesan bisnis penting untuk memastikan pesan bebas dari kesalahan dan sesuai dengan kebutuhan dan preferensi audiens.