PENGERTIAN PRESS BRIEFING

Daftar Isi

Dalam bukunya ‘Dasar-dasar Public Relations’, Neni Yulianita mengatakan bahwa: “Briefing (pengarahan) adalah memberikan penjelasan-penjelasan secara singkat atau pertemuan untuk memberikan penerangan secara singkat” . Sedangkan pengertian “Press Briefing termasuk bentuk jumpa pers resmi yang diselenggarakan secara periodik tertentu, pada awal atau akhir bulan atau tahunan oleh pihak Humas atau pimpinan perusahaan, dan pejabat tinggi instansi bersangkutan. Pertemuan ini (Press Briefing), diadakan mirip dengan suatu diskusi atau berdialog, saling memberikan masukan atau informasi cukup penting bagi kedua belah pihak” (Ruslan).

“Pakar Public Relations, Frank Jefkins, menyebutkan pula istilah Press Briefing, yang sebetulnya juga merupakan jumpa pers. Bedanya, Press Briefing dilakukan secara rutin sedangkan jumpa pers atau konferensi pers tidak dilakukan secara rutin” (Abdullah).

Press Briefing atau Jumpa Pers merupakan

suatu kegiatan hubungan pers, selain Press Release, Kunjungan Pers, Resepsi Pers, dan lain sebagainya. Kegiatan ini biasanya dilakukan menjelang, menghadapi ataupun setelah terjadi peristiwa atau kegiatan penting dan besar. Kelebihan Press Briefing terletak pada aspek diskusi atau tanya jawab. Dengan adanya forum diskusi atau tanya jawab antara Juru Bicara dengan pers, memungkinkan pers makin kaya lagi dengan informasi yang didapat, selain bahan tertulis yang disediakan.

Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers atau jumpa pers adalah sebagai berikut:

1. Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan sudah memiliki jadwal kerja yang padat. Kecuali bila kita mengundangnya untuk kasus-kasus besar yang amat mendesak.
2. Hargailah waktu wartawan. Jangan menunda waktu yang telah dijadwalkan atau ditetapkan untuk jumpa pers, sehingga terjadi ngaret-nya acara.
3. Jangan mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum datang sebab bisa memunculkan kesan penganakemasan media tertentu.
4. Wartawan paling menyukai acara jumpa pers pagi hari dan kurang menyukai jumpa pers sore atau malam hari, karena sore atau malam hari tenaga wartawan sudah terkuras untuk bekerja dari pagi hingga sore hari.
5. Hindari pula acara jumpa pers pada hari libur.
6. Hindari acara jumpa pers yang jaraknya sangat jauh. Selenggarakanlah di lokasi yang strategis dan gampang dijangkau dari segala penjuru kota.
7. Jika ingin suasana yang santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau tempat rileks lainnya sambil makan siang.
8. Hadirkanlah orang yang memiliki kredibilitas sehingga menambah bobot acara jumpa pers.
9. Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh dia betul-betul membutuhkan informasi untuk berita.
10. Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan atau berita yang akan ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis, dan lain-lain.
11. Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop besar.
12. Jika akan memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah ke dalam amplop besar atau map tadi.
13. Hindarilah jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk bertanya.
14. Jangan heran apabila dalam kesempatan ini wartawan akan bertanya pula tentang materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.
15. Hindari jawaban “No Comment” dalam diskusi, sebab jawaban ini mengesankan pembenaran dari pernyataan wartawan.
16. Khusus dalam Press Briefing karena dilakukan secara regular dalam kegiatan besar, maka diperhatikan hal-hal berikut:
1. Susunlah jadwal yang pasti. Siapa yang bakal tampil sebagai narasumber. Siapkan data akurat lainnya
2. Konfirmasikan dahulu, apakah narasumber yang akan ditampilkan itu bersedia muncul dalam pertemuan dengan wartawan.
3. Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.
4. Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap. Misalnya, raihan medali hari kesekian dalam pesta olah raga, angka perjualan paling aktual pada hari tersebut dalam pameran industri, atau informasi-informasi lainnya, baik yang serius maupun informasi ringan.
5. Sediakanlah press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai sarana komunikasi dan pengetikan (Abdullah).   

Maka, dalam melaksanakan dan untuk menjaga, juga meningkatkan keefektifan kegiatan Press Briefing Departemen Luar Negeri, haruslah diperhatikan hal-hal penting di atas tersebut. Hal sekecil apa pun harus diperhatikan, guna menjaga hubungan baik dengan pers. Misalnya, meskipun Press Briefing Departemen Luar Negeri merupakan kegiatan rutin tiap minggu dengan waktu dan lokasi yang sama, yang biasanya diselenggarakan pada hari Jum’at, pihak Departemen Luar Negeri sebaiknya tetap memberikan atau menyebarkan undangan Press Briefing kepada pihak media massa guna memastikan adanya kegiatan tersebut dengan waktu dan tempat yang telah ditetapkan. 

(Sumber tulisan : Abdullah, Aceng, 2001, Press Relations, Kiat Berhubungan dengan Media Massa, PT Remaja Rosdakarya, Bandung.

Ruslan, Rosady, 1999, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Yulianita, Neni, 2000, Dasar-Dasar Public Relations, Alqaprint, Bandung.)