PENGERTIAN JARINGAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Daftar Isi

Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu. Diantara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan. Pertukaran pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi  organisasi (Muhammad). Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi formal dan komunikasi informal.

A.    Jaringan Komunikasi Formal

“Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu menurut jaringan komunikasi formal. Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal” (Muhammad).

Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi yaitu:

1.     Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)

Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau pimpinan kepada bawahannya. Pada umumnya komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Menurut Lewis tujuan komunikasi ke bawah adalah:

“Tujuan komunikasi kebawah adalah untuk menyampaikan tujuan organisasi, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan” (Muhammad).

Secara umum komunikasi ke bawah diklasifikasikan atas lima tipe yaitu:

a.                  Instruksi atau tugas, yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan yang disampaikan itu bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya. Faktor yang prinsipal adalah mempengaruhi isi dari instruksi tugas-tugas yang kelihatannya kompleks dan menghendaki keterampilan dan pengalaman untuk melakukannya.

b.                  Rasional pekerjaan, yaitu pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi, kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya pemalas, maka pimpinan hanya memberikan sedikit pesan yang bersifat rasional ataupun sebaliknya.

c.                   Ideologi, yaitu pesan yang merupakan perluasan dari pesan rasional. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

d.                  Informasi, yaitu pesan yang memberitahukan kepada bawahan mengenai praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah contoh dari pesan informasi.

e.                   Balikan, yaitu pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap karyawan tersebut.   (Muhammad).

Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidak selalu berjalan lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain sebagai berikut: 

a.     Keterbukaan

Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi apabila suatu pesan tidak relevan dengan tugas pesan tersebut tidak disampaikan, misalnya seorang pemimpin mengirim pesan untuk memotivasi karyawan guna penyempurnaan produksi, tetapi tidak mau mendiskusikan kebijaksanaan baru dalam mengatasi masalah-masalah organisasi.

b.    Kepercayaan pada pesan tulisan

Kebanyakan para pemimpin lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hasil penelitian Dahle (1981) menunjukkan bahwa pesan akan lebih efektif jika disampaikan dalam bentuk lisan dan tulisan.

c.     Pesan yang berlebihan

Banyaknya pesan-pesan yang disampaikan kepada bawahan, maka para karyawan cenderung tidak membaca semuanya dan hanya membaca pesan yang dianggap penting bagi dirinya. Hal ini membuat informasi yang disampaikan tidak mengenai sasaran yang diinginkan.

d.    Timing

Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaknya mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada saat saling menguntungkan kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan.

e.     Penyaringan

Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka, tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor diantaranya, perbedaan persepsi diantara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunkasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor.(Muhammad) 

Adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan kepada bawahan, maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan yang efektif. Menurut Davis (1976) memberikan saran-saran untuk mengatasi masalah tersebut sebagai berikut:

a.     Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya.

b.    Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan. Pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi.

c.     Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan pengelolaan yang mempengaruhi mereka.

d.    Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan diantara pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada komunikasi yang bersifat terbuka yang mempermudah adanay persetujuan antara atasan dan bawahan.(Muhammad)

Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Pace (1989) mengemukakan empat klasifikasi metode yaitu metode lisan, tulisan, gambar dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar. Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode lisan yaitu: rapat, diskusi, seminar, konferensi, interview, telepon, sistem interkom, kontak interpersonal, laporan lisan, ceramah. Bentuk komunikasi metode tulisan yaitu: surat, memo, telegram, majalah, surat kabar, deskripsi pekerjaan, panduan pelaksanaan pekerjaan, laporan tertulis, pedoman kebijaksanaan. Sedangkan bentuk komunikasi metode gambar yaitu: grafik, poster, peta, film, slide, display, foto.

Untuk menentukan metode yang tepat digunakan oleh pemimpin ada krieria yang dapat digunakan sebagai berikut:

a.     Ketersediaan. Metode yang sudah tersedia dalam suatu organisasi lebih cenderung untuk digunakan. Bila diperlukan dapat ditambah dengan metode lain untuk menjadikan lebih efektif.

b.    Biaya. Pertimbangan biaya yang paling kurang akan cenderung dipilih untuk menyebarluaskan informasi yang bersifat rutin dan tidak mendesak. Tetapi bila informasi yang akan dikomunikasikan tidak bersifat rutin dan mendesak, maka soal biaya tidak begitu dipertimbangkan yang penting informasi cepat sampai.

c.     Dampak. Metode yang memberikan dampak atau kesan yang lebih besar akan sering dipilih atau digunakan daripada metode yang sedang atau kurang dampaknya.

d.    Relevansi. Metode yang paling relevan dengan tujuan yang akan dicapai paling sering dipilih. Misalnya untuk memberikan informasi yang pendek mungkin lebih tepat digunakan metode lisan yang diikuti dengan memo. Tetapi jika tujuan untuk memberikan informasi yang kompleks dan rinci maka lebih tepat menggunakan metode laporan secara tertulis.

e.     Respons. Pemilihan metode juga dipengaruhi oleh apakah respons terhadap informasi itu diinginkan atau diperlukan. Bila diinginkan maka metode lisan secara tatap muka lebih tepat digunakan mungkin dalam bentuk interpersonal atau rapat.

f.     Skil. Metode yang paling cocok digunakan adalah metode yang paling sesuai dengan skil si penerima dan si pengirim. Bila si penerima mempunyai latar belakang pendidikan yang kurang, maka metode tulisan yang bersifat kompleks kurang tepat untuk digunakan (Muhammad).

2.     Komunikasi ke Atas (Upward Communication)

Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu seperti yang dikemukakan menurut Pace (1989) fungsinya adalah sebagai berikut:

a.     Supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.

b.    Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.

c.     Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karaywan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, menajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi.

d.    Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.

e.     Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.

f.     Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi.     (Muhammad)

Menurut pendapat ahli lain yaitu Smith (Goldhaber, 1986) mengatakan bahwa komunikasi keatas berfungsi sebagai berikut:

“Komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau organisasinya” (Muhammad).

Hal yang seharusnya dikomunikasikan ke atas adalah informasi dari bawahan sebagai berikut:

a.     Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan mereka dan rencana masa yang akan datang.

b.    Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu.

c.     Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing-masing atau organisasi secara keseluruhan.

d.    Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaannya, teman sekerjanya dan organisasi. (Muhammad).

Pada kenyataannya komunikasi ke atas banyak menemukan kendala. Hal ini menyebabkan pemimpin tidak mengetahui apa yang menjadi keinginan karyawan. Kesulitan mendapatkan informasi tersebut menurut Sharma (1979) disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

a.     Kecendrungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya.

b.    Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik dengan masalah mereka.

c.     Kurangnya penghargaan atau reward terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas.

d.    Perasaan karyawan bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan merespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan.      (Muhammad).

Disamping sulitnya mendapatkan komunikasi ke atas, komunikasi yang disampaikan belum tentu efektif. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke atas adalah sebagai berikut:

1. Komunikasi keatas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat pada waktunya.
2. Komunikasi ke atas bersifat positif, dan mengabaikan atau menekankan informasi yang bersifat negatif guna membuat keputusan.
3. Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, jika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru.
4. Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.
5. Komunikasi ke atas akan lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi penerima. Pesan dari bawahan lebih siap diterima jika mereka setuju. (Muhammad).

Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting bagi pemimpin untuk mengetahui keinginan karyawan dalam mencapai tujuan.

3.     Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)

Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan di antara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi (Muhammad). Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya bersangkutan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.

Tujuan Komunikasi Horizontal:

a.     Mengkoordinasikan tugas-tugas.

b.    Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas.

c.     Memecahkan masalah-masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada dalam tingkatan yang sama.

d.    Menyelesaikan konflik diantara orang-orang yang berada dalam organisasi dan juga antara bagian dengan bagian lainnya.

e.     Menjamin pemahaman yang sama.

f.     Mengembangkan sokongan interpersonal      (Muhammad).

Metode komunikasi horizontal yang sering digunakan dalam suatu organisasi yaitu rapat-rapat komite, interaksi informal pada waktu jam istirahat, percakapan telepon, memo dan nota, aktivitas sosial, kelompok mutu (Muhammad).

Komunikasi horizontal sangat penting untuk koordinasi pekerjaan antara bagian-bagian dalam organisasi. Seperti bentuk komunikasi lain, komunikasi horizontal juga memiliki hambatan dalam pelaksanaannya seperti menurut pendapat Kahn dan Katz dalam buku Komunikasi Organisasi oleh Dr. Arni Muhammad yang mengatakan bahwa:

“Organisasi yang agak lebih otoriter akan mengontrol dengan ketat komunikasi horizontal, karena semakin tinggi tingkat pimpinan makiin banyak informasi yang tentang bagian-bagian yang dibawah kontrolnya dan makin rendah tingkat pimpinan makin sedikit informasi yang dikenalnya. Keterbatasan informasi menambah kekuasaan bagi pimpinan untuk berkuasa” (Muhammad).

Komunikasi horizontal akan bertambah karena kekuasaan atau otoritas sentralisasi menjadi berkurang.

B.    Jaringan Komunikasi Informal

Apabila karyawan tidak mengajukan pertanyaan dalam pelaksanaan tugasnya dan tidak ada pula masalah yang akan dipecahkannya, maka pembicaraan mereka sambil bekerja tidaklah menyangkut hal-hal formal lagi, tetapi sudah dapat dikatakan informal karena sudah beralih kepada pembicaraan yang tidak relevan dengan tugas-tugasnya.

“Bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat pribadi. Informasi mengalir tanpa memperhatikan hubungan posisi. Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau kabar angin. Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah yang berkenaan dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang diumumkan oleh orang yang berkuasa” (Muhammad).

Walaupun desas-desus (grapevine) itu membawa informasi yang informal tetapi ada manfaatnya bagi organisasi. Adanya jaringan komunikasi informal pemimpin dapat mengetahui sentimen karyawan, karyawan dapat menyalurkan ekspresi emosional dari pesan-pesan yang dapat mempercepat permusuhan, dapat membantu menerjemahkan pengarhan pemimpin ke dalam bahasa yang lebih mudah dipahami oleh karyawan. Hubungan yang efektif antara atasan dan bawahan kelihatannya sangat kursial untuk mengontrol informasi informal. 

(Sumber tulisan : Muhammad, Arni. 2001. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta.)