JENIS-JENIS BERITA YANG DISAMPAIKAN MELALUI SURAT BISNIS

Daftar Isi

Dalam surat-menyurat bisnis ada beberapa jenis-jenis berita yang disampaikan kepada penerima surat, yaitu:

1.     Berita yang menyenangkan (good news letters),

2.     Berita netral (neutral news letters), dan

3.     Berita yang tidak menyenangkan (bad news letters).

1. Berita Yang Menyenangkan

Surat dengan berita yang menyenangkan atau netral paling banyak dikirim dan diterima kebanyakan perusahaan. Karena sifat yang menyenangkan atau netral itu jenis surat seperti ini tidak sulit untuk menyusunnya. Contoh surat netral ini adalah surat pemberitahuan tentang penerimaan lamaran pekerjaan, pesanan pembelian barang, persetujuan pemberian kredit.

Contoh lain surat ini adalah pemberitahuan kepada pelanggan tentang pengiriman barang yang dipesan atau surat kepada karyawan tentang promosi jabatan. Resiko surat dengan berita menyenangkan atau netral ditolak permintaannya tidak besar. Surat dengan berita menyenangkan memuat sesuatu yang diharapkan penerimanya. Oleh karena itu surat tipe ini tidak perlu ditulis secara panjang lebar. Untuk menghemat waktu penerima dan pengirim surat, berita yang disampaikan hendaknya ditulis secara ringkas, tanpa ilustrasi atau penjelasan yang berkepanjangan. Dalam surat pemberitahuan tentang pengiriman barang pesanan misalnya, penjelasan tersebut dapat berupa pemberitahuan tentang tanggal dan cara pengiriman barang serta kapan barang tersebut sampai di tempat pemesan. Salah satu berita menyenangkan dalam surat bisnis adalah diluluskannya permintaan yang diajukan penerima surat. Contohnya surat pemberitahuan tentang diluluskannya penawaran harga dan syarat pembayaran barang yang dipesan pelanggan. Berita tentang tanggapan yang positif ditulis secara tegas dan jelas dibagian permulaan surat.

Berita menyenangkan lain yang banyak disampaikan perusahaan kepada pihak ketiga adalah pemberitahuan tentang telah diterimanya pesanan barang. Banyak perusahaan memberitahu tentang diterimanya pesanan barang dengan mengirimkan formulir pemberitahuan standar yang telah mereka cetak sebelumnya. Walaupun pemberitahuan dengan formulir lebih baik daripada tidak ada pemberitahuan sama sekali, namun cara ini dirasakan terlalu lugas. Konsumen pemberi pesanan merasa pesanan atau perusahaan mereka tidak dianggap istimewa oleh perusahaan pemasok. Padahal pesanan barang dari konsumen merupakan sesuatu yang istimewa bagi perusahaan manapun. Pesanan barang merupakan pendukung keberhasilan operasi bisnis. surat resmi pemberitahuan secara individual dirasakan lebih bersahabat oleh pemesan barang. Oleh karena itu betapa pun kecilnya jumlah pesanan barang, surat pemberitahuan secara resmi tentang telah diterimanya pesanan barang wajib dikirimkan. Didalamnya dijanjikan pesanan tersebut akan segera dipasok, masalah mengenai jadual pengiriman barang juga diberitahukan. Apabila persediaan barang sedang kosong hendaknya segera diberitahukan. Selanjutnya dijanjikan kapan diperkirakan persediaan barang akan ada dan kapan akan dikirim. Pesanan kecil pada hari ini akan berkembang menjadi pesanan besar pada masa mendatang.

2. Berita Netral

Surat netral tidak menyampaikan berita yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan. Termasuk surqat netral yang terbanyak dipergunakan dalam dunia bisnis adalah surat penawaran barang, permintaan informasi, permintaan kredit dan pesanan barang. Seperti halnya surat dengan berita yang menyenangkan surat netral ditulis secara ringkas tetapi tegas dan jelas. Agar penerima surat memberikan reaksi yang positif hendaknya dikemukakan manfaat apa saja yang dapat mereka peroleh bila membeli produk yang ditawarkan. Dalam surat tersebut dicantumkan dengan jelas harga persatuan produk (di gudang pemasok), jenis dan jumlah potongan harga, jadwal pengiriman barang, biaya pengiriman, syarat pembayaran, jumlah minimun pesanan (bila ada).

Permintaan informasi dilakukan baik dalam rangka riset bisnis maupun permintaan penjelasan tentang produk yang dipasarkan atau diiklankan. Hal penting yang perlu diperhatikan pengirim surat adalah membangkitkan minat penerima surat untuk memberikan informasi yang diminta.perusahaan menengah dan besar yang berhasil operasi bisnisnya banyak sekali menerima permintaan informasi tentang produk yang mereka pasarkan. Semakin spesifik dan jelas informasi yang diminta pengirim surat semakin mudah perusahaan yang bersangkutan memberikan jawaban.

Permintaan kredit. Kredit adalah salah satu sumber dana untuk mendanai operasi bisnis sebagian besar perusahaan. Dalam hal permintaan kredit dilakukan dengan surat , isi surat hendaknya diusahakan tidak lebih panjang dari yang diperlukan. Didalam isi surat diutaraka jumlah kredit yang diminta, rencana penggunaan kredit, sumber pembayaran kembali kredit, nama dan alamat perusahaan, dan kesanggupan mempertimbangkan berbagai macam syarat yang ditentukan calon kreditur.

Pesanan barang. Banyak perusahaan menyediakan formulir standar pesanan barang yang mereka pasarkan. Dalam hal ini pemesan barang mengisi formulir tersebut dan menyerahkan  kepada petugas yang melayani pesanan. Apabila pesanan dilakukan dengan surat hendaknya disebutkanj dengan jelas produk yang dipesan, spesifikasi produk tersebut, standar mutu dan merek dagang, nomor katalog, jumlah satuan produk, harga persatuan produk, tanggal dan cara pengirimkan barang, tempat tujuan pengiriman barang, cara pembayaran dan syarat-syarat khusus yang diinginkan pemesan.

Contoh isi surat pesanan barang (Sutojo, 2003 : 153 )       

…….. Mohon barang-barang pesanan kami yang berikut dikirimkan ke gudang kami di Jl. Ciputat Kav. 78, Jakarta Selatan, paling lambat tanggal 15 Maret 20X3.

                                                                                       Harga Persatuan       Jumlah Harga

Produk             Nomor Katalog             Jumlah Barang (Rp 000)               Rp (000)

Televisi             B-178-1945                                18                     19.350              348.300

Radio               C-119-2001                                24                       3.755                90.120

                                                                                                Jumlah              438.420

Seperti telah disetujui pembayaran akan dilakukan dengan transfer ke rekening PT Dhurmagali nomor: D0213457 di Bank Banjarjunut, Jl. Pinangsia no. 23 A, Jakarta, dua bulan sesudah tanggal penerimaan barang digudang tersebut diatas ………………………   

 

 

3. Berita Yang Tidak Menyenangkan

Menurut Jean Francois Manzoni (dalam artikelnya A Better Way to Deliver Bad News di majalah Harvard Business Review, September 2002) menyampaikan berita yang tidak menyenangkan merupakan tugas yang tidak disukai oleh manajer. Menurut beliau hal itu disebabkan karena menyampaikan berita yang tidak menyenangkan (baik secara lisan maupun tulisan) tidak mudah. Berita tidak menyenangkan dapat menimbulkan salah pengertian diantara pihak-pihak yang berkomunikasi. Contoh berita tidak menyenangkan adalah penolakan terhadap suatu permintaan, termasuk permintaan penurunan harga barang, penurunan jumlah pembayaran panjar dan perpanjangan masa tagihan kredit penjualan. Untuk mengurangi kekecewaan atau sikap antipati si penerima pesan, menyampaikan berita yang menyenangkan wajib dilakukan secara berhati-hati. Hal itu lebih diperlukan lagi bilamana hubungan bisnis dengan penerima surat pada masa yang akan datang masih dibutuhkan.