FUNGSI SURAT

Daftar Isi

Komunikasi Surat

Meskipun teknologi komunikasi berkembang begitu cepat seperti telepon, handpone, televisi, radio, telegram, facsimile (fax), dan komputer, surat nampaknya masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang penting bagi seseorang, sekelompok orang, maupun organisasi pemerintah dan bisnis. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga memiliki berbagai fungsi surat sebagai berikut :

a)     Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan buah pikiran atau gagasan.

b)    Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual-beli, surat nikah, surat akte kelahiran, kartu penduduk, SIM, dan surat ijin usaha.

c)     Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan.

d)    Bukti historis, misalnya surat-surat bersejarah, (SUPERSEMAR).

e)     Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi).

Menurut Robert W Rasberry ada empat hal yang membutuhkan penggunaan surat bisnis untuk berkomunikasi yaitu:

1.     Pelaksanaan korespondensi rutin (daily routine correspondence)

Surat seringkali dipergunakan untuk tujuan komunikasi rutin misalnya penagihan pembayaran pinjaman kepada pelanggan.

2.     Sebagai tindak lanjut komunikasi lisan (as a follow up)

Surat sering dipergunakan untuk menegaskan atau mengingatkan hal-hal penting yang telah disetujui atau diputuskan oleh pihak-pihak yang berunding dalam pertemuan atau rapat. Surat sering juga dipergunakan untuk menegaskan penawaran barang atau jasa yang dilakukan secara rinci oleh petugas bagian penjualan.

3.     Sebagai sarana teguran (disciplinary)

Karena dilakukan secara tertulis seringkali surat lebih efektif untuk menegur pelanggaran yang dilakukan oleh seseorang atau perusahaan dibandingkan dengan teguran lisan. Oleh yang menerima teguran biasanya surat lebih dianggap formal, karenanya perlu ditanggapi secara serius.

4.     Sebagai bahan laporan (for the record)

Pertemuan atau rapat-rapat penting membutuhkan dokumen tertulis sebagai bukti tentang apa yang telah disetujui atau diputuskan dalam pertemuan itu.