EFEKTIVITAS KOMUNIKASI TULISAN SEBAGAI BENTUK KOMUNIKASI BISNIS

Daftar Isi

Komunikasi Tulisan Bisnis

       

Pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang efektivitas komunikasi tulisan sebagai bentuk komunikasi bisnis.

Komunikasi merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi merupakan faktor yang penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi bisnis. Salah satu bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi tulisan. Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan baik antar individu dan bagian dalam struktur organisasi perusahaan maupun dengan pihak ketiga.

Komunikasi tulisan dikatakan efektif karena dalam komunikasi tertulis kita mempunyai cukup waktu untuk merumuskan dan merancang pesan yang disampaikan. Karena itu penyampaian pesan secara tertulis mempunyai keuntungan yang sangat besar yaitu, (1) adanya peluang untuk mengontrol pesan;

(2) isi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks; (3) pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang; (4) pesan dapat disebarkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis.

Salah satu bentuk komunikasi tulisan yang sering digunakan pada perusahaan yaitu dalam bentuk surat. Surat merupakan kata yang sudah tidak asing lagi dalam dunia bisnis maupun non bisnis. Menurut Purwanto, surat didefinisikan sebagai berikut:

“Surat merupakan suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain”.

Surat dapat menjadi komunikasi yang efektif  dalam berbisnis. Melalui surat kita dapat menyampaikan semua informasi yang dibutuhkan secara jelas kepada pihak lain.

Surat order/pesanan merupakan salah satu jenis dari sekian banyak jenis surat bisnis.  Dalam dunia bisnis tentunya kita tidak bisa memenuhi segala sesuatu yang kita butuhkan sendiri, tetapi perlu menjalin kerjasama dengan pihak luar. Kerjasama pengadaan barang dan jasa dapat kita lakukan misalnya berdasarkan kontrak tahunan atau bulanan. Oleh karena itu surat order/pesanan ini menjadi sangat penting. Hal yang perlu diingat dari surat pesanan/order ini menggunakan pendekatan deduktif.

Ada pun garis besar surat order/pesanan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.     Gunakan kalimat yang menunjukan order/pesanan pada bagian awal. Seperti, Mohon dikirim, Saya memesan atau kalimat-kalimat lain yang dapat meyakinkan penjual bahwa kita berminat untuk membeli. Hindarkan pemakaian kalimat-kalimat seperti, Saya tertarik pada…, Saya menyukai…

2.     Nyatakan secara terperinci dan cermat butir-butir pesanan. Dijelaskan dengan menyebutkan nomor dalam katalog penawaran, harga, warna, ukuran, dan informasi-informasi lain yang memungkinkan korespondensi.

3.     Cantumkan pula rencana pembayaran dan tata cara pengiriman pesanan. Hendaknya diingat, mengirimkan pesanan akan dilakukan menurut cara-cara yang normal, bila kita tidak memberikan tata cara yang spesifik. Karena itu uraikan kapan, kemana, dan bagaimana pesanan dikirimkan.

4.     Tutuplah surat dengan kalimat yang menunjukan kepercayaan pengiriman surat.

Setiap perusahaan yang telah menerima surat pesanan/order dari konsumen atau pelanggannya, maka perusahaan tersebut dapat menyampaikan surat balasan berupa  pemberitahuan tentang pesanan barang. Hal tersebut merupakan berita menyenangkan yang disampaikan perusahaan kepada pihak ketiga yaitu pemberitahuan tentang telah diterimanya pesanan barang. Surat resmi pemberitahuan secara individual dirasakan lebih bersahabat oleh pemesan barang. Oleh karena itu betapa pun kecilnya jumlah pesanan barang, surat pemberitahuan resmi tentang pesanan barang wajib dikirimkan. Di dalamnya dijanjikan pesanan barang tersebut akan segera dipasok. Pesanan kecil pada hari ini apabila dilayani dengan profesional pasti akan berkembang menjadi pesanan besar dan reguler pada masa mendatang.